Foto: Rainer Sturme / pixelio.de

Turbotasten für MS Office

Abkürzungen können einem eine Menge Zeit und Mühe sparen. Das gilt für das Alltagsleben ebenso wie für die Arbeit am Computer. In vielen Programmen sorgen so genannte Shortcuts dafür, dass man schneller zum Ziel kommt, indem man eine Tastenkombination drückt, um bestimmte Funktionen aufzurufen. In Microsoft Office gibt es davon jede Menge. In Excel & Co. arbeitet man mit zwei Menüleisten: eine am oberen Bildschirmrand und die „Ribbon“ oder auch „Menüband“ genannte erweiterte Befehlsleiste direkt darunter. Wird diese nicht angezeigt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag in der oberen Menüleiste und entfernen Sie das Häkchen vor „Menüband reduzieren“. Was viele Nutzer nicht wissen: Die Befehle in den Menüs lassen sich auch ohne Maus ansteuern. Das ist etwa dann praktisch, wenn die Maus den Dienst versagt. Die Befehle über Shortcuts auszurufen, ist aber oft auch deutlich schneller als mit dem Mauszeiger. Drücken Sie zunächst die „Alt“-Taste. Nun werden Sie feststellen, dass alle Schaltflächen nun mit Zahlen und Buchstaben versehen sind. Sie können die Befehle über die angezeigten Tasten direkt ansteuern. Alternativ wechseln Sie mittels der Pfeiltasten der Tastatur zwischen Menübereichen und Befehlen.

Geht es um die Arbeit an und mit Dokumenten, beginnen die Shortcuts häufig mit der Strg-Taste. Strg + O öffnet beispielsweise ein neues Dokument, mit Strg + S kann man speichern. Leider hat jedes Office-Programm seine eigenen Tastenkombinationen. Weil man da schnell mal den Überblick verlieren kann, stellt Microsoft im Internet Shortcut-Übersichten für Windows und Mac zur Verfügung. Excel-Shortcuts finden Sie im „Excel-Hilfecenter“ unter https://support.office.com/de-de/excel, indem Sie „Shortcuts“ in das Suchfeld eingeben und mit der Eingabe-Taste oder einem Klick auf die Lupe rechts im Eingabefeld bestätigen. Zu den Word-Shortcuts kommen Sie auf die gleiche Weise, nur über die Adresse https://support.office.com/de-de/word. Für Outlook gehen Sie auf die Seite https://support.office.com/de-DE/outlook , für PowerPoint auf https://support.office.com/de-DE/powerpoint.

Das klingt alles etwas mühselig, doch jede Wette: Sobald Ihnen die Abkürzungen in Fleisch und Blut übergegangen sind, werden Sie nicht mehr wissen, wie Sie früher gearbeitet haben. Es gibt aber auch noch einen anderen Weg. Klicken Sie in der oberen Menüleiste von Word oder Excel auf „Ansicht“. Wählen Sie dort „Makros“ und „Makro aufzeichnen“. Geben Sie Ihrem Makro einen Namen, klicken Sie dann auf „Tastatur“ und denken Sie sich eine Tastenkombination aus. Idealerweise wählen Sie eine, die noch nicht mit einer Funktion belegt ist, denn sonst wird die Standardzuordnung überschrieben. Klicken Sie dann auf „Zuordnen“ und schließen Sie das Fenster. Alles, was Sie nun tun, wird mit Ihrem neuen Shortcut verknüpft. Neben Befehlen oder ganzen Befehlsfolgen können Sie so auch Texteingaben automatisieren. So könnten Sie mit der Kombination Strg + Alt + A Ihre Adresse in ein Dokument einfügen. Sind Sie fertig, klicken Sie wieder auf „Makros“ und „Aufzeichnung beenden“. Ihre hausgemachten Shortcuts müssen Sie sich dann allerdings selbst merken.

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Über Steffen Haubner

Steffen Haubner M.A. schloss 1997 sein Studium Soziologie an der Universität Hamburg ab. Seitdem arbeitet er als freier Autor und Fachlektor für zahlreiche Verlage und Publikationen mit den Schwerpunkten Technik und Neue Medien. Insbesondere widmet er sich den Themenbereichen Windows, Mobilfunk, Sicherheit, Games und Multimedia. Er ist für diverse Tageszeitungen und Magazine tätig. Außerdem verfasste er mehrere Belletristik-Titel und Fachbücher, zuletzt „Android-Tablets für Einsteiger“ (VKI, Wien 2014).